Extractos bancarios N43

Guía detallada para OpenERP v7

Tecnativa, Pedro M. Baeza

Extractos bancarios N43

Guía detallada

¿Qué es el formato norma o cuaderno 43?

El cuaderno o norma 43 de la AEB (Asociación Española de Banca) es el cuaderno que regula y normaliza la transmisión de extractos de cuentas corrientes y pólizas de crédito. Se puede consultar la referencia del formato en esta URL:

https://empresas.bankinter.com/stf/plataformas/empresas/gestion/ficheros/formatos_fichero/norma_43_castellano.pdf

El formato antes referido ofrece una serie de datos de manera estructurada con partes obligatorias y otras opcionales. El problema del mismo es que entre los campos obligatorios no existe suficiente información para poder deducir de manera unívoca y automática el origen del movimiento, y en la parte opcional no se establece ninguna regla fija de formato, por lo que cada banco incluye la información segú su criterio. Posteriormente se incidirá más en esta cuestión.

Gestión de los extractos bancarios

En , podemos separar la gestión de los extractos en tres partes:

  1. La introducción de las líneas de los extractos bancarios, que corresponderán a las líneas de movimientos.

  2. La asignación del tercero – cliente o proveedor – (denominados empresas de manera genérica en ) que corresponde a cada movimiento.

  3. El casamiento del documento que origina el movimiento con dicho movimiento, por ejemplo, el de una factura de venta con su cobro.

Las tres partes pueden realizarse de manera automática o manual, siendo lo ideal la primera opción.

El módulo de la localización española l10n_es_bank_statement permite realizar de forma automática las dos primeros operaciones, y deja a la funcionalidad estándar de  la tercera de ellas para que sea una operación semi-automática (o también se puede hablar de manual guiada).

Instalación del módulo

Para instalar el módulo, hay que descargar el archivo ZIP de  Apps o bien el repositorio de código fuente de la localización española, alojado en Launchpad. El módulo requiere además de los siguientes módulos estándar de los repositorios de la OCA (Odoo Community Association):

  • account_statement_base_completion

  • account_statement_base_import

  • account_statement_ext

También disponibles en  Apps o en el repositorio bank-statement-reconcile.

Una vez descargados, hay que añadirlos a alguna de las rutas de addons que se tengan configuradas en el sistema. Después, hay que ir a Configuración > Módulos y pulsar en el menú Actualizar lista de módulos, opción que aperecerá únicamente si el usuario tiene el permiso Características técnicas activado.

Por último, tras la actualización de la lista, se puede buscar en la misma el módulo l10n_es_bank_statement, y pulsar el botón Instalar.

Definición del perfil de extracto bancario

Si ha utilizado antes la funcionalidad estándar de los extractos bancarios de , notará que tras la instalación de los módulos anteriores, la operativa con los mismos ha variado ligeramente, y es que ahora no es posible crear ningún extracto bancario sin tener los llamados perfiles de extractos bancarios. Parte de la información que se manejaba directamente en cada extracto, ahora se ha trasladado a dichos perfiles, para que esa información redundante no tenga que introducirse cada vez.

Para definir un perfil de extracto bancario con el que empezar a trabajar, hay que ir al menú Contabilidad > Configuración > Varios > Perfil de extracto bancario, y pulsar en el botón Nuevo. Aparecerá la siguiente pantalla:


 

En ella, se definen todos los datos necesarios para el extracto bancario y el perfil en si:

  • Nombre: Nombre para identificar a ese perfil

  • Diario contable: Diario contable del banco para el que se hace el extracto bancario. Si se tiene más de un banco/cuenta bancaria, habrá que crear tantos perfiles como cuentas bancarias se dispongan.

  • Cuenta contable para la comisión: Permite establecer la cuenta contable a la que se imputarán las comisiones automáticamente, si el formato permite obtener esa información, lo que no ocurre con el formato N43. De todas formas, como el dato es obligatorio, se puede rellenar con la cuenta contable en la que según el PGC hay que registrar dichas comisiones, que es una 626xxx, o cualquier otra.

  • Forzar cuenta: Por defecto la contrapartida de cada apunte se genera en la cuenta deudora o acreedora por defecto del diario (que suele ser una 572xxx), pero si se rellena este dato, se podrá establecer a la que se quiera.

  • Comprobar saldo: Marcando esta casilla, se comprueba si el saldo inicial + saldo de los movimientos = saldo final del extracto.

  • Empresa para el banco: Cuando se rellena, incluye en la columna Empresa del apunte generado dicha empresa.

  • Cuenta analítica para la comisión: La misma funcionalidad que la cuenta contable, pero para analítica. Sin uso en este caso.

  • Forzar empresa en la línea de extracto: Obliga a que las líneas de extracto tengan una empresa rellenada en su columna correspondiente.

  • Prefijo de extracto bancario: Permite establecer un prefijo que aparecerá delante de la numeración habitual del extracto. Así, se pueden separar en bloques por su número los extractos de cada tipo.

El resto de datos harán falta para la segunda tarea, y que no se mencionará ahora. Sólo hay otro dato que es necesario en este momento: el tipo de importación. Es el que va a definir el formato en el que se importan los datos. En este caso escogeremos Estándar AEB 43.

Importación del extracto

Una vez definido el perfil según el punto anterior, se puede realizar la importación de un extracto pulsando en el menú Contabilidad > Banco y caja > Importar extracto bancario. Si el módulo base_import está instalado, al pulsar sobre la opción Extractos bancarios también aparecerá una opción llamada Importar, pero no hay que confundirla con ésta otra, ya que esa importación es la estándar que ofrece  mediante archivos CSV. Al pulsar en la opción antes mencionada, aparece el siguiente cuadro de diálogo:

En él, sólo es necesario escoger el perfil del extracto bancario, y el archivo norma 43 a importar. Al pulsar el botón Importar extracto, aparecerá en pantalla el extracto resultante de la importación. En dicho, extracto, se encuentran la columna Concepto C43, que especifica una serie de valores estandarizados para establecer el tipo de operación de esa línea. En base a esos valores, se ajustan inicialmente unas cuentas contables por defecto para las que se generará un apunte una vez se confirme el extracto. Éstos son los valores que se pueden encontrar:

Código

Significado

Cuenta contable por defecto

01

Reintegro/Talón

430000 Clientes (euros)

02

Ingreso/Entrega/Abonaré

410000 Acreedores por prestaciones de servicios (euros)

03

Docimiliado/Recibo/Letra/Pago por su cta.

410000 Acreedores por prestaciones de servicios (euros)

04

Giro/Transferencia/Traspaso/Cheque

430000 Clientes (euros)

05

Amortización préstamo

680000 Amortización del inmovilizado intangible

06

Remesa efectos

401000 Proveedores, efectos comerciales a pagar

07

Subscripción/Div. pasivos/Canje

570000 Caja, euros

08

Div. cupones/Prima junta/Amortización

680000 Amortización del inmovilizado intangible

09

Compra/Venta valores

251000 Valores representativos de deuda

10

Cheque gasolina

570000 Caja, euros

11

Cajero automático

570000 Caja, euros

12

Tarjeta crédito/débito

570000 Caja, euros

13

Operaciones extranjero

573000 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, moneda extranjera

14

Devolución/Impagado

430000 Clientes (euros)

15

Nómina/Seguro social

640000 Sueldos y salarios

16

Timbre/Corretaje/Póliza

669000 Otros gastos financieros

17

Intereses/Comisión/Custodia/Gastos/Impuestos

669000 Otros gastos financieros

98

Anulación/Corrección

572000 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros

99

Varios

572000 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros


De estas cuentas por defecto, existen varios conceptos que pueden tener más de una cuenta contable implicada según la operación en concreto, como por ejemplo el concepto 17, que puede aplicar a la cuenta 669000 Otros gastos financieros o a la cuenta 626 Servicios bancarios o similares. En esos casos, si el valor por defecto no es válido, habrá que cambiar manualmente la cuenta correspondiente.

La importación se ha implementado de la manera más conservativa posible para no perder ninguna información, volcando en la columna OBI todos los conceptos opcionales, y manteniendo la misma estructura que tiene en el archivo, para que así pueda ser utilizable para el resto de partes. Es por eso que los datos aparecen con marcas alrededor de los textos, pero son lo suficientemente legibles si fuera necesario.

Completado de la empresa implicada

La siguiente operación a realizar es la de deducir el tercero a partir de los datos de cada línea del extracto. Para ello, se puede definir a nivel de perfil de extracto bancario las reglas de auto-completado. Tal como se comentaba en la introducción, al no existir una estandarización del contenido de los campos opcionales, no se pueden establecer unas reglas genéricas, por lo que debe haber una específica para cada banco. Pulsando el botón Agregar de la lista de Reglas de auto-completado, aparecerán las distintas opciones que existen. Se pueden añadir más de una regla si se desea. Por ejemplo, puede interesar la regla específica de cada banco más la genérica C43 en caso de que no se cuadre por esa regla específica. La secuencia indicará el orden de prioridad en el que se evalúan las reglas, siendo una secuencia más baja, una mayor prioridad. Conviene, por tanto, establecer las reglas más específicas con una secuencia más baja.

Por el momento, éstas son las reglas que se han implementado:

Regla

Método de búsqueda

CaixaBank

  1. Extraer el NIF de la empresa de la primera parte del concepto '02' y buscar un cliente/proveedor en  con ese NIF.

  2. Extraer el nombre de la empresa de las dos partes del concepto '01' y buscar un cliente/proveedor en Oddo con ese nombre.*

Genérica C43

  1. Intentar casar una factura con el importe de la línea de extracto.

El auto-completado se puede activar manualmente mediante el botón Auto completado dentro del extracto bancario, o bien marcando la casilla Lanzar el completado después de la importación para que se realice automáticamente al importar. Tras lanzar ese completado de una forma u otra, en la pestaña Registro de completado se va almacenando un registro de lo realizado. Si existe más de un registro que cumple alguno de los criterios, aparecerá el mensaje correspondiente indicándolo en este registro.

Casamiento con el documento origen

Una vez realizado el completado, se puede recurrir a la funcionalidad estándar de  para casar esa línea con el documento que la ha podido originar:

  • Un pago con su factura de proveedor o factura rectificativa de cliente.

  • Un cobro con su factura de cliente o factura rectificativa de proveedor.

Para ello, hay que poner en modo edición el extracto (pulsando el botón Editar de la parte superior), y pulsar sobre el punto rojo de la línea que se quiera conciliar. Esa línea debe tener ya rellenada la empresa correspondiente (manual o automáticamente). Aparecerá una nueva pantalla como la de la figura:

En ella, se rellenarán automáticamente los documentos pendientes que tiene esa empresa, y se hará una propuesta de reparto del importe con respecto a dichos documentos pendientes, rellenando aquellos que sean más antiguos su saldo pendiente hasta que no queden más fondos disponibles. Si la cantidad es exacta, entonces el documento quedará totalmente conciliado y se dará como pagado. Si hay un descuadre, se podrá elegir la opción de como se quiere tratar dicho descuadre en la parte de Opciones de pago.