Contabilización de compras y ventas con inventario permanente y desdoblamiento completo

Guía detallada

Eficent, Jordi Ballester Alomar

Contabilización de compras y ventas con inventario permanente y desdoblamiento completo

Guía detallada

La empresa Acme, S.A., dedicada a la distribución de productos pirotécnicos. La empresa compra la mercancía  principalmente de China, y tiene un almacén en Alcobendas, desde donde distribuye el producto a toda España. En los últimos años las ventas por Internet de material pirotécnico están creciendo exponencialmente, y Acme, S.A. ha apostado ahora por cambiar a Odoo para llevar su gestión integral de los procesos de la empresa, dada la facilidad que aporta para integrar el comercio electrónico con la gestión logística y contable de la empresa.

Ricardo está involucrado en el proyecto de implantación de Odoo, y en la reunión de esta mañanana para definir los requerimientos ha expuesto su preocupación principal: "Señores, para mí es de vital importancia conocer en todo momento cuál es el valor del inventario en la empresa. Esto de tener que ir haciendo inventario periódicamente es ya cosa del pasado. En el siglo XXI debemos esperar que nuestro sistema de gestión nos aporte información a tiempo real del estado de nuestra empresa, con el sistema de inventario permanente."

Andrés comienza a trabajar en la empresa, tras terminar sus estudios de Ciencias Empresariales, y su primer encargo es el de participar en la implantación de Odoo. Durante la reunión toma buena nota del requerimiento de Ricardo. Tras llegar a casa repasa entre sus apuntes de la universidad, acerca de la valoración de existencias.

Valoración de existencias

El Plan General Contable ofrece dos procedimientos o sistemas contables para el tratamiento contable de las existencias:
- Procedimiento especulativo o de inventario periódico - La valoración de las existencias se hace de forma periódica
- Procedimiento administrativo o de inventario permanente - Se registran variaciones en la valoración del inventario cada vez que entra o sale, se consume o destruye o fabrica inventario. Cada vez que se produce una entrada en el almacén, ésta se registra a su precio de adquisición y cada vez que se produce una salida, ésta se registra por el precio de coste determinado según el procedimiento de valoración utilizado (Precio Medio Ponderado - PMP, LIFO, FIFO,...). 

Contabilización de compras y ventas con inventario permanente y desdoblamiento completo

José J. Alcarria Jaime [1] propone el procedimiento de contabilización de compras y ventas con inventario permanente y desdoblamiento completo.

Aplicando este procedimiento, las compras de mercaderías se registran en una cuenta específica de gastos que posteriormente se traspasa a las cuentas de mercaderías. Por su parte, las ventas se registran en una cuenta de ingresos, «Ventas de Mercaderías», al tiempo que se registra en las cuentas de existencias las salidas de éstas a precio de adquisición, utilizando como contrapartida una cuenta de gastos denominada «Coste de Ventas de mercaderías». Este procedimiento sólo puede llevarse a cabo bajo un sistema de control de almacenes permanente, ya que sólo de esa forma puede conocerse el coste de los productos que se venden cada vez que hay una venta. Con este procedimiento, al igual que el anterior, las cuentas de existencias muestran el valor de éstas tras cada transacción y además se registran expresamente las ventas, a precio de venta, y el coste de las ventas, a precio de adquisición, en cuentas adecuadas. 

Andrés, emocionado, se da cuenta que el procedimiento de contabilización de compras y ventas con inventario permanente y desdoblamiento completo puede ser la solución a la necesidad expresada por Ricardo, y se apresura a preparar une ejemplo con Odoo, teniendo en cuenta un caso real de compra-venta en Acme, S.A.

Ejemplo

Acme S.A. adquiere, el 1 de Febrero de 2015, 5 cajas de cohetes  "Cohete Extremoduro", a 1.000,00€ cada caja. Posteriormente, el 9 de Marzo, vende 4 cajas a Coyote, a 1.500,00€ cada una. Todas las operaciones están sujetas a IVA del 21%.

Definición de la categoría del producto

Para ello Andrés define en Odoo la categoría de producto "Existencias", en "Ventas > Configuración >  Categorías y Atributos de producto", con las siguientes cuentas contables:

Definición del producto

Entonces define el producto "Cohete Extremoduro" asignándole esta categoría, y especificando que la valoración del inventario será a tiempo real.

Define además que el método de coste del producto será por Precio medio:

Operación de compra y recepción de producto

Andrés crea en Odoo un pedido para el proveedor "China Export Inc.", por las 5 cajas de "Cohete Extremoduro". Especifica que el método de facturación estará basado en las recepciones.

Tras confirmar el pedido se crea el albarán de entrada. Una vez ha llegado el producto al almacén recibe el producto. Al revisar los asientos contables se da cuenta de que tras recibir el producto Odoo ha generado el siguiente asiento contable:

Tras recibir la factura del proveedor genera la factura a partir del albarán de entrada y la valida, tras lo cual se genera el siguiente asiento:

Operación de venta y entrega de producto

Crea entonces el pedido de ventas con cliente "Coyote", por las 4 cajas de "Cohete Extremoduro" a 1.500,00€ la caja.

Tras confirmar la venta y transferir el albarán de salida, se ha generado el siguiente asiento contable:

Durante la generación del asiento la aplicación ha tenido en cuenta la valoración de la salida de inventario al precio medio del producto.

Tras crear y confirmar la factura de venta, se ha generado el siguiente asiento contable:

Al día siguiente Andrés se reúne con Ricardo para revisar la propuesta de Andrés. Tras revisar los asientos contables, Ricardo se muestra asombrado: "Impresionante Andrés! Te has fijado que con esta herramienta podemos conocer en cualquier momento el valor de nuestro inventario? Además, tras cada operación podemos conocer el Resultado Comercial, comparando los saldos que muestran en ese momento las cuentas "Ventas de Mercaderías" y "Coste de las Ventas de Mercaderías"!"

La siguiente ilustración describe el movimiento de cuentas en el procedimiento de permancencia de inventario y desdoblamiento completo de la cuenta de existencias: 

Bibliografía

  • [1] José J. Alcarria Jaime. Contabilidad Financiera I: Publicacions de la Universitat Jaume I. Col·lecció Sapientia, 1. p.179 (http://www.uji.es/bin/publ/edicions/contafc.pdf)

Sobre el autor

Jordi es licenciado en Ingenería de Telecomunicaciones y  diplomado en Ciencias Empresariales. Comenzó su carrera profesional como consultor de SAP, y desarrolló durante 10 años su carrera profesional en grandes consultorías, participando en proyectos de implantación internacionales. 
Tras descubrir Odoo, Jordi comenzó a implantar esta nueva aplicación en empresas pequeñas y medianas en España y Estados Unidos, y ha publicado en abierto decenas de módulos que amplían las funcionalidades de Odoo, disponibles en Github.
Jordi vive actualmente en Barcelona, España, y es padre de 2 niños.